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Allgemein - SGA IT Systems GmbH - Ihr Cloud Service Partner - Page 2

Ihr Unternehmen wächst und wächst. Klingt großartig, nicht wahr?! Nun ja, jedes Unternehmen möchte expandieren und natürlich seinen Gewinn steigern. Leider nimmt mit dem Wachstum des Unternehmens auch die Zahl der Komplikationen zu. Mehr Mitarbeiter und Standorte, die miteinander verbunden werden müssen, mehr IT-Systeme, die verwaltet werden müssen, nur um ein paar wenige zu nennen. Mit einem herkömmlichen Geschäftstelefonsystem war dies noch nie besonders einfach. Im Jahr 2022 sind die Dinge mit einer herkömmlichen Telefonanlage (PBX – Private Branch Exchange) vor Ort extrem kompliziert geworden. Der Generationswechsel am Arbeitsplatz, der technologische Fortschritt, sowie in jüngster Zeit die Notwendigkeit, Homeoffice-, Mobil-, Hybrid- und Remote-Arbeitsmodelle zu implementieren, haben die Sichtweise von Unternehmen auf ihre Kommunikationslösungen verändert.

Aus diesen Gründen stellen immer mehr erfolgreiche Unternehmen ihre Telefonsysteme auf moderne Cloud-basierte Telefonsysteme um, da diese in puncto Flexibilität, Leistung und Kontinuität wesentlich mehr Vorteile bieten. Deshalb haben wir beschlossen, einen Blick auf die wichtigsten Gründe zu werfen, warum Unternehmen ihre Kommunikation im Jahr 2022 in die Cloud verlagern sollten:

1. Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit

Keine Hardware oder Hosting erforderlich

Im Gegensatz zu VoIP-Telefonanlagen vor Ort sind Cloud-Telefonsysteme und Cloud-Telefonielösungen softwarebasiert und erfordern daher keine zusätzliche Serverhardware oder Virtualisierungsinfrastruktur vor Ort. Ein Cloud-Telefonsystem entlastet die IT-Abteilung erheblich, da eine laufende Systemverwaltung nicht mehr erforderlich ist.

Hardware ist auch insofern ein Problem, da sie einen begrenzten Lebenszyklus hat und, wie wir im letzten Jahr mitbekommen haben, auch Lieferschwierigkeiten unterliegen kann. Daher setzen zukunftsorientierte Unternehmen jetzt auf Telefonanlagen als Softwarelösung, die Desktop- und Mobile Business-Communications-Apps anbieten, welche alle Tools bereitstellen, um Ihre Teams und Kunden in Verbindung zu halten.

Schnelle Einrichtung der Cloud-Telefonanlage

Da es keine oder nur geringe Hardware-Anforderungen gibt, ist die Einrichtung einer Cloud-Telefonanlage viel einfacher und Sie können sofort loslegen.

In der Vergangenheit bedeutete die Verwaltung eines herkömmlichen Telefonsystems vor Ort, dass Unternehmen und ihre IT-Administratoren für die laufende Verwaltung und Wartung der Lösung verantwortlich waren. Dazu gehörte die Verwaltung aller Aspekte, von der Netzwerkintegration bis hin zu Sicherheits-Patches, der Installation von Updates und Firewall- und VPN-Konfigurationen, um autorisierten Remote-Benutzern den Zugang zu ermöglichen. All diese Aufgaben sind zeitaufwendig und erfordern oft technisches Fachwissen, was entweder Outsourcing oder höhere Personalkosten bedeutete. Infolgedessen wurden Aufgaben oft übersehen, Sicherheits-Patches nicht installiert und neue Funktions-Updates blieben unbemerkt. Das Endergebnis war ein leistungsschwaches, veraltetes Telefonsystem, das sowohl bei Ihren Benutzern als auch bei Ihren Kunden unbeliebt war.

Mit einem Cloud-Telefonsystem müssen Sie sich lediglich einen Account einrichten, die Ersteinrichtung der Telefonanlage vornehmen und die Desktop- und mobilen VoIP-Apps herunterladen. Schon sind Sie in weniger als 5 Minuten startklar. Die meisten Anbieter von Cloud-Telefonsystemen bieten sogar eine kostenlose Testphase an, damit Sie Ihre Cloud-Telefonanlage einrichten und konfigurieren können, bevor Sie eine finanzielle Investition tätigen müssen.

Cloud ist sicher und immer auf dem neuesten Stand

Anbieter von Cloud-Telefonsystemen machen die Sache viel einfacher, da sie oft eine Reihe von Managed Services anbieten. Zu diesen Diensten gehören in jedem Fall die Verwaltung, Wartung und Sicherung der Cloud-Hosting-Plattform und die Gewährleistung, dass Ihr Unternehmenstelefonsystem immer auf dem neuesten Stand ist. Der von Ihnen gewählte Cloud-Telefonsystem-Anbieter ist dann dafür verantwortlich, die vereinbarten Betriebszeiten und Verfügbarkeiten zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle Backups für Sie durchgeführt werden, sowie automatisch die neuesten Updates installiert werden. Damit verfügen Sie und Ihr Team immer über die neuesten Funktionen und Sicherheitsupdates, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.

Mehr Funktionen

Da die Hosting-Plattform vom Anbieter verwaltet wird, kennt dieser die Infrastruktur in- und auswendig, wodurch die Notwendigkeit von Kompatibilitätstests mit den verschiedenen Hardwareservern und Virtualisierungsplattformen reduziert wird. Dies macht die Entwicklung, das Testen und die Freigabe neuer Features und Funktionen im Vergleich zu herkömmlichen On-Premise Telefonanlagen sehr viel effizienter. Das bedeutet, dass Cloud Kunden Updates und neue Features sehr viel schneller erhalten, und so vielleicht neue Innovationen vor Ihren Mitbewerbern nutzen können.

2. Kosteneinsparungen

Keine Investitionsausgaben

Herkömmliche Telefonsysteme für Unternehmen wurden auf der Basis unbefristeter Benutzerlizenzen lizenziert und beinhalteten häufig wiederkehrende Wartungsgebühren. Dies bedeutete, dass die Anschaffung eines neuen Telefonsystems mit erheblichen Vorabinvestitionen für Hardware und Benutzerlizenzen sowie mit laufenden Betriebskosten für die Serverwartung und die Abschreibung der Hardware verbunden war. Darüber hinaus werden On-Premise Telefonanlagen in der Regel intern verwaltet, was noch mehr finanzielle und ressourcenbezogene Kosten verursacht. Vergleicht man dies mit einem Cloud-Telefonsystem, wird alles was man benötigt (Telefonanlage, Hosting, Updates, Apps und Telefonnummer), in einer Lösung bereitstellt. Hier wird deutlich, von welchen Kosteneinsparungen ein Unternehmen profitieren kann.

Eine niedrige monatliche Gebühr

Cloud-Telefonsysteme werden auf Abonnementbasis lizenziert, d. h. Unternehmen können die Kosten mit einem einfach zu verwaltenden monatlichen Abonnement abschließen. Abonnements werden in der Regel pro Benutzer verkauft, d. h. Unternehmen zahlen nur für die Anzahl der Benutzer, die sie benötigen. Wählen Sie außerdem einen Anbieter für Cloud-Telefonsysteme, welcher ein Komplettpaket anbietet, da dies die Komplexität des Entscheidungsprozesses reduziert. Hier haben Sie dann alle Tools, Funktionen und Merkmale in einem Paket, was die Notwendigkeit von mehreren Anbietern überflüssig macht.

Keine Hosting- und Wartungskosten

Ein weiterer Vorteil, worauf Sie bei einem Cloud-Telefonsystem achten sollten ist, dass der Abonnementpreis all-inclusive sein sollte. Soll bedeuten, dass Support, Hosting und Wartung in der monatlichen Abonnementrechnung enthalten sein sollte. Somit haben Sie keine zusätzlichen Kosten, was die Budgetplanung vereinfacht und Zeit und Geld spart. Kosten die zuvor für die Lösung technischer Probleme, die Installation von Updates und die Verwaltung Ihrer Serverinfrastruktur aufgewendet wurden, entfallen somit.

Niedrigere Gesprächskosten

Erwähnenswert sind auch die Kosteneinsparungen, von denen Unternehmen dank der VoIP-Telefonie profitieren können. Im Vergleich zu den Gebühren für herkömmliche Festnetztelefonie sind die Verbindungsgebühren für die VoIP-Telefonie erheblich günstiger. Darüber hinaus sind interne VoIP-Anrufe kostenlos, so dass für Anrufe zu entfernten Kollegen und Zweigstellen keine zusätzlichen Kosten anfallen. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Sie internationale Kollegen und Geschäftsstellen haben, sofern diese an die Cloud-Telefonanlage angeschlossen sind. Selbst bei Anrufen an Kollegen, die auf Reisen sind, fallen keine Verbindungsgebühren an, wenn diese ihr Desktop- oder Mobiltelefon verwenden. Untersuchungen aus dem Jahr 2006 haben ergeben, dass VoIP-Telefondienste die Telekommunikationskosten eines Unternehmens um bis zu 30 % senken können. Heutzutage ist diese Zahl wahrscheinlich noch höher, da Unternehmen internationale Ferngespräche auf virtuelle Online-Webmeetings und Videokonferenzen verlagern, welche oft ohne oder mit nur geringen Zusatzkosten im Abonnement des Cloud-Telefonsystems enthalten sind.

3. Freiheit, von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Gerät zu arbeiten

Einer der attraktivsten Vorteile von Cloud-Telefonsystemen ist, dass sie die Möglichkeit bieten, von überall aus zu arbeiten, nicht nur im Büro. Da das Telefonsystem in der Cloud gehostet wird und der Zugriff über das Internet erfolgt, ist für die Verbindung lediglich eine stabile Internetverbindung erforderlich. Ein Cloud-Telefonsystem macht daher komplizierte, umständliche VPN-Lösungen überflüssig und erleichtert die Verbindung von globalen Büros, Zweigstellen und Homeoffices. Sogar Außendienstmitarbeiter, Remote-Mitarbeiter und Freiberufler können mühelos mit dem Rest des Teams und Ihren Kunden verbunden werden.

Während Cloud-Telefonsysteme im Kern für Telefoniezwecke konzipiert sind, haben sich moderne Lösungen zu kompletten Cloud-Kommunikationsplattformen entwickelt, die alle Telefonie-, Messaging- und Meeting-Funktionen an einem Ort bereitstellen. Darüber hinaus umfassen die besten Cloud-Telefonsysteme auch Softphone-Apps für Desktop und Smartphones. Solche Apps eignen sich perfekt, um Ihr Team in Verbindung zu halten und es unter seiner Büronummer erreichbar zu machen. Unabhängig davon, von wo aus gearbeitet wird oder welches Gerät man bevorzugt. Auch Kollegen, die Hardware-Telefone lieber mögen, kommen auf ihre Kosten, da die meisten Anbieter von Cloud-Telefonsystemen eine Reihe von führenden IP-Telefonherstellern unterstützen.

4. Höhere Flexibilität

Wächst mit Ihrem Unternehmen

Einer der attraktivsten Vorteile einer Cloud-Telefonanlage ist ihre Skalierbarkeit. Im Vergleich zu einer herkömmlichen Telefonanlage sind virtuelle Cloud-Telefonsysteme nicht durch begrenzte Hardwareressourcen, Leistungsanforderungen oder teure unbefristete Benutzerlizenzen eingeschränkt. Daher bieten sie eine größere Flexibilität und können mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skaliert werden. Ihr Unternehmen zahlt zudem nur für das, was Sie tatsächlich nutzen. Das Hinzufügen neuer Benutzer und Telefonnummern kann in Sekundenschnelle über das Webportal des von Ihnen gewählten Cloud-Anbieters erfolgen. Einmal gebucht, könnte die Einrichtung neuer Benutzer und Nebenstellen nicht einfacher sein und erfordert dank der benutzerfreundlichen Administrationsoberfläche der Telefonanlage nur minimales Expertenwissen. Das E-Mail-Einladungstool für neue Benutzer von pascom ist so benutzerfreundlich, dass der Großteil des Prozesses über den Self-Service-Einrichtungsassistenten erfolgen kann, so dass Sie Ihr neues Büro oder Ihren neuen Arbeitsplatz mit nur wenigen Mausklicks anschließen können.

Erhöhen Sie Ihre geografische Reichweite

Ganz gleich, ob Sie in neue Regionen expandieren oder neue Talente für Ihre Belegschaft gewinnen möchten – die Einrichtung neuer Büros und das Onboarding entfernter Mitarbeiter mit einer Cloud-Telefonanlage ist schnell und einfach. Dies verbessert die Möglichkeiten Ihres Unternehmens, die besten Talente zu finden, zu gewinnen und zu halten, selbst wenn sich Ihr Hauptsitz am Ende der Welt befindet. Da Cloud-Telefonsysteme von überall aus über das Internet zugänglich sind, können sie außerdem zentral verwaltet werden. Für die Eröffnung neuer nationaler oder internationaler Niederlassungen sind daher keine zusätzlichen Telefonsysteme vor Ort oder komplizierte Anrufweiterleitung und VPNs für die Rückverbindung zur Zentrale mehr erforderlich.

Wählen Sie Geräte und Kanäle die zu Ihnen passen

Dank der All-In-One Collaboration-Apps sind Ihre neuen Mitarbeiter im Handumdrehen online und mit dem Rest des Teams verbunden. Die Unified Communication Tools, wie z.B. Videokonferenzen, Instant Messaging und Präsenzmanagement, stellen sicher, dass Mitarbeiter an entfernten Standorten und in Zweigstellen sofort mit Kollegen und Kunden über ihren bevorzugten Kanal und ihr bevorzugtes Gerät verbunden und verfügbar sind. Selbst wenn Sie neue Hardware-Telefone benötigen, können diese in wenigen Minuten und mit minimalem Aufwand in Betrieb genommen werden.

5. Kontinuität und Redundanz

Geschäftskontinuität

Ein weiterer großer Vorteil der Cloud-Kommunikation ist die Geschäftskontinuität und Redundanz. Wie bereits erwähnt, erfolgt der Zugriff auf Cloud-Telefonsysteme über das Internet und bietet den Nutzern die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten. Das ist natürlich ein Vorteil für Mitarbeiter, aber es ist auch ein hervorragendes Werkzeug für die Geschäftskontinuität. Wie wichtig es ist, schnell von Büro- auf Fernarbeit umschalten zu können, wurde uns mit Beginn der Corona-Pandemie im Jahr 2020 gezeigt. Zu diesem Zeitpunkt waren viele Geschäftslösungen und -prozesse dieser Aufgabe nicht gewachsen. Sehr wahrscheinlich haben viele Unternehmen in dieser Zeit viele Kunden durch eine schlechte Geschäftskontinuität verloren.

Maximale Verfügbarkeit

Jeder seriöse Anbieter von Cloud-Telefonsystemen hostet seine Lösungen in zugelassenen Datenzentren, die rund um die Uhr überwacht und mit den neuesten Sicherheitsprotokollen auf dem neuesten Stand der Technik gehalten werden, wenn es um Redundanz geht. Einige Unternehmen denken beim Thema Redundanz immer noch in Schubladen und führen Internetausfälle als Grund für die Beibehaltung einer Vor-Ort-Lösung an. Ja, es stimmt, dass Ihr VoIP-Telefonsystem ohne Internetzugang nicht funktionieren wird. Aber was ist wahrscheinlicher: ein Internetausfall in Ihrem Büro oder in einem hochmodernen Rechenzentrum? Sollte es in Ihrem Büro zu einem Internet- oder Stromausfall kommen, ist Ihre Vor-Ort-Lösung nicht mehr funktionsfähig und kann von niemandem mehr erreicht werden. Ein Cloud-Telefonsystem hingegen stellt sicher, dass alle Ihre Telefondienste auch für entfernte Mitarbeiter und Zweigstellen weiterhin zugänglich sind. Sogar Ihre Mitarbeiter im Büro sind dank ihrer mobilen Apps weiterhin für Kunden und Kollegen erreichbar.

Spätestens seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie arbeiten viele Erwerbstätige regelmäßig von zuhause aus und profitieren von einer verbesserten Work-Life-Balance. Das Arbeiten im Home-Office bietet zwar viele Vorteile, hat jedoch auch seine Tücken. Ein unvorteilhafter Heimarbeitsplatz, ungesunde Arbeits- und Pausenroutinen oder fehlende Bewegung können schnell zur körperlichen und seelischen Belastung werden. Nachfolgend finden Sie Tipps, wie Sie im Home-Office gesund bleiben.

1. Ergonomischer Arbeitsplatz

Zuhause ist es zwar verlockend, vom Bett oder von der Couch aus zu arbeiten, aber gleichzeitig handelt es sich hier um sehr ungesunde Lösungen. Schließlich führt eine zusammengekauerte Körperhaltung früher oder später zu körperlichen Beschwerden wie Rückenschmerzen. Entscheiden Sie sich deshalb für einen ergonomischen Heimarbeitsplatz. Dazu muss Ihnen kein separater Raum zur Verfügung stehen – ein Arbeitsbereich ist ebenfalls völlig ausreichend.

Statten Sie Ihren Arbeitsplatz mit einem Schreibtisch und rückenfreundlichen Bürostuhl aus, sodass Sie eine möglichst gesunde Körperhaltung einnehmen können. Eine externe Tastatur sowie eine ergonomische PC-Maus sind ebenfalls wichtig, um Arme, Handgelenke, Nacken und Schultern zu entlasten. Außerdem darf ein Headset zum Telefonieren mit KollegInnen nicht fehlen – schließlich ist die Entstehung eines Tennisarms bei häufigen Gesprächen mit Handy oder Tischtelefon groß.

2. Klare Tagesstruktur

Das Arbeiten im Home-Office erfordert viel Selbstorganisation und -disziplin. Damit Ihnen Ihr Workload zuhause nicht über den Kopf steigt, sollten Sie sich um eine klare Tagesstruktur bemühen. Starten Sie Ihren Arbeitstag am besten immer um dieselbe Uhrzeit und machen Sie pünktlich Feierabend. So kommen Sie nicht in Versuchung, den halben Morgen zu verplempern oder bis in die späten Abendstunden vor dem Rechner zu sitzen.

Doch nicht nur die richtigen Rahmenbedingungen sind für das Arbeiten in den eigenen vier Wänden unverzichtbar. Auch eine sinnvolle Aufteilung des täglichen Workloads ist wichtig, um einen kühlen Kopf zu bewahren. Die Erstellung einer To do-Liste verschafft Ihnen einen ausgezeichneten Überblick über alle anfallenden Tasks und hilft Ihnen, die richtigen Prioritäten zu setzen, um keine Deadline zu versäumen.

Falls Sie sich trotz aller Strukturen gestresst fühlen, können Sie es mit effektiven Entspannungstechniken versuchen. Atemübungen, autogenes Training, Meditation oder Yoga können etwa dafür sorgen, dass Sie inmitten des Alltagstrubels ein wenig zur Ruhe kommen und neue Kraft tanken.

3. Regelmäßiges Lüften

Das menschliche Gehirn funktioniert am besten, wenn es mit genügend Sauerstoff versorgt wird. Ansonsten nimmt die Leistungsfähigkeit immer weiter ab und Müdigkeit macht sich allmählich breit. Deshalb ist es wichtig, dass Sie beim Arbeiten im Home-Office immer wieder gründlich lüften und somit Ihrem Gehirn mit Sauerstoff auf die Sprünge helfen.

Falls es Ihnen schwerfällt, an das regelmäßige Lüften zu denken, stellen Sie sich am besten jede Stunde einen Wecker, um daran erinnert zu werden. So schaffen Sie es, das Fenster stündlich für ein paar Minuten zu öffnen, um konzentrationsfördernden Sauerstoff in Ihren Arbeitsbereich zu lassen.

4. Genügend Bewegung

Stundenlanges, pausenloses Sitzen vor dem Bildschirm ist gesundheitsschädlich. Die Folgen von mangelnder Bewegung im Alltag sind vielfältig:
Um diesen und anderen körperlichen Beschwerden entgegenzuwirken, sollten Sie beim Arbeiten im Home-Office auf ausreichend Bewegung achten. Unternehmen Sie z. B. einen Spaziergang oder motivieren Sie sich zum Fahrradfahren in der Mittagspause, um im Alltag in Schwung zu kommen. Während der Arbeitszeit lohnt sich Sport am Schreibtisch – kleine Übungen für zwischendurch, die überbeanspruchte Körperstellen, wie Rücken, Schultern, Nacken, Arme und Beine, mobilisieren.

5. Gesunde Ernährung

Beim Arbeiten im Home-Office sollten Sie außerdem auf eine gesunde und ausgewogene Ernährung achten, um Ihren Körper mit allen wichtigen Nährstoffen zu versorgen. Doch gerade zuhause ist die Versuchung groß, sich ständig an zuckerhaltigen Snacks zu bedienen. Diese sind auf Dauer nicht nur ungesund, sondern führen zu einem drastischen Leistungsabfall. Entscheiden Sie sich deshalb bewusst für gesunde Mahlzeiten, die Ihr allgemeines Wohlbefinden und somit auch Ihre Arbeitsleistung steigern.

In Ihrer Mittagspause müssen Sie nicht erst ein Menü auf Ihren Teller zaubern. Probieren Sie es stattdessen mit Meal-Prepping, dem Food-Trend des Vorkochens. Wenn Sie eine gesunde Mahlzeit bereits am Vortag zubereiten, sparen Sie wertvolle Zeit und können ein schmackhaftes Mittagessen genießen.

Achten Sie aber darauf, dass Sie sich auf leichte Kost beschränken. Wenn Sie nämlich größtenteils vor dem Bildschirm sitzen, verbrennen Sie weniger Kalorien. Besonders bei schwerverdaulichen Mahlzeiten ist es nur eine Frage der Zeit, bis die ersten Anzeichen von Müdigkeit zu spüren sind. Ersetzen Sie fettige Speisen durch z. B. Ofengemüse, Suppen oder Wraps.

6. Erholsame Pausen

Während am regulären Arbeitsplatz der regelmäßige Gang in die Kaffeeküche oder ein Gespräch mit KollegInnen für die nötige Erholung von einer intensiven Arbeitsphase sorgen, werden Pausen im Home-Office häufig vernachlässigt. Doch um wirklich effizient arbeiten zu können, sollten Sie sich immer wieder Zeit nehmen, um ein wenig abzuschalten.

Nicht nur mittags, sondern auch über den Tag verteilt, tun Sie gut daran, sich eine Pause zu gönnen. Schnappen Sie ein paar Minuten Frischluft, lesen Sie ein schönes Gedicht oder belohnen Sie sich mit Ihrer Lieblingsmusik – wie auch immer Sie Ihre Pausen verbringen, tun Sie sich etwas Gutes, um danach wieder ausgeruht zum Schreibtisch zurückzukehren.

Das Arbeiten im Home-Office bringt viele Vorteile mit sich. Gleichzeitig können uns z. B. eine mangelhafte Ausstattung am Heimarbeitsplatz, ein chaotischer Tagesablauf oder zu wenig Bewegung zum Verhängnis werden. Doch mit diesen Tipps schaffen Sie die besten Voraussetzungen für ein gutes körperliches und seelisches Wohlbefinden im Home-Office.