Rechtssichere E-Mail-Archivierung als Clouddienst

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu kann jegliche Korrespondenz gehören, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Mit Hilfe unserer Lösung kann Ihr Unternehmen die gegebenen rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen.

Sicherheit durch regelmäßige Zertifizierungen

Logo IDW PS 880 zertifiziert Unsere Softwarelösung wird regelmäßig durch einen unabhängigen IT-Revisor zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Die Zertifizierung berücksichtigt auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen.

Datenschutz ist uns wichtig!

Die Software ist zudem DSGVO-zertifiziert. Diese Zertifizierung belegt, dass bei einer sachgerechten Anwendung, eine den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügende Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO ermöglicht. Das Ziel der DSGVO ist es, den Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten. Hierbei steht unter anderem die Unveränderbarkeit der Daten und das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation im Fokus.

Ihre Vorteile

Vollständige Archivierung durch Journaling

Wenn Sie eine Journal-Archivierung (d.h. die Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang, also noch vor der Zustellung an die Anwender) laut Konfigurationsanleitung aufsetzen, können Sie die Vollständigkeit aller E-Mails im Unternehmen im Archiv sicherstellen
Zusätzlich können alle bereits bestehenden E-Mails in einem Schritt archiviert werden

Unabhängigkeit von PST-Dateien

PST-Dateien sind fehleranfällig und nur aufwändig zu sichern
Mit MailStore Server können alle PST-Dateien im Unternehmen archiviert und zentral gesichert werden

Unabhängigkeit von den Anwendern

Anwender können wichtige E-Mails in der Regel nach Belieben und unbemerkt löschen
Mit MailStore Server können E-Mails noch vor der Zustellung in die Postfächer archiviert und so zuverlässig gesichert werden

Schnelle Volltextsuche

über E-Mails und Dateianhänge
Die gewohnte Ordnerstruktur bleibt erhalten

Hohe Akzeptanz bei Anwendern

Beispielsweise durch nahtlose Integration in Microsoft Outlook oder Web Access
Völlig intuitiv bedienbar

Postfachbegrenzungen abschaffen

Postfachbegrenzungen werden überflüssig
Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung bereits konstant niedrig gehalten

Bestehender Email Server

Haben Sie Interesse an einer Archivierung mit Ihrer bestehenden Infrastruktur.

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Office 365 Archivierung

Verwenden Sie Office 365 und möchten Ihre Emails revisionssicher archivieren, kein Problem!

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Komplettlösung

Wir bieten Ihnen gerne ein Komplettsystem an mit Spam-Virenschutz und Archivierung