Warum sollten Emails archiviert werden?

Warum sollten Emails archiviert werden?

Eine rechtssichere Archivierung ihrer Emails sorgt in Ihrem Unternehmen nicht nur für den gesetzeskonformen Umgang mit Emails sondern auch das Sie bei der Suche von Email s und Dokumenten schneller und effektiver sind.

Die Abgabenordnung schreibt vor, dass Unternehmen Buchführungspflichten haben und dass diese Unterlagen mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden müssen. Auch E-Mails, die für die Buchführung relevant sind, müssen dementsprechend archiviert werden.
Es ist wichtig, dass Unternehmen in Österreich ihre E-Mail-Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entsprechend implementieren und dass sie in der Lage sind, auf Anfrage relevante E-Mails schnell und einfach bereitzustellen. Es ist auch wichtig, dass Unternehmen ihre Archivierungsprozesse regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie immer den geltenden Gesetzen entsprechen.

Unsere Softwarelösung wird regelmäßig durch einen unabhängigen IT-Revisor zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Die Zertifizierung berücksichtigt auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen

Unser Cloud-archivierungs-Service ist auch DSGVO zertifiziert.

Weitere Vorteile:
Volltextsuche in Emails und Anhängen
Outlook Plugin
Unabhängiger Web Zugang zum Archiv

Die Archivierung ihrer Emails erfolgt automatisch und im Hintergrund ohne ihre betrieblichen Prozesse zu beeinflussen.

Nie wieder eine Email verlieren, nie wieder alte Emails nicht finden!

Auch können Ihre Emails im Archiv nicht von Trojanern gelöscht oder verschlüsselt werden.

Hollen Sie sich jetzt mehr Sicherheit und Effizienz durch unseren Cloud Service mit unserem Sonderangebot bis 31.03.2023 erhalten Sie 20% Rabatt.

 

Standard Preis pro Benutzer 4,90€/Monat mit 50GB Speicherplatz
exkl. Mwst.

PBX Cloud Telefonanlagen – Die Zukunft der Geschäftstelefonie

PBX Cloud Telefonanlagen – Die Zukunft der Geschäftstelefonie

Unsere PBX Cloud-Telefonanlagen sind die Zukunft der Geschäftstelefonie. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Telefonanlage im Rechenzentrum zu betreiben und Endgeräte über das Internet zu nutzen, ohne dass zusätzliche Hardware vor Ort erforderlich ist. Ein wichtiger Aspekt dieser Technologie ist die Vielzahl an Funktionen, die sie bietet. Unsere PBX Cloud-Telefonanlagen haben über 150 Funktionen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Geschäftstelefonie zu optimieren und zu automatisieren.

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Ein großer Vorteil von PBX Cloud-Telefonanlagen ist die Sicherheit. Alle Gespräche werden verschlüsselt übertragen, was sie vor Abhören schützt. Unsere Anlagen werden im Rechenzentrum mit höchster Verfügbarkeit betrieben und gewartet.

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Ein häufiges Missverständnis bei der Verwendung von VoIP-Technologie ist, dass die Sprachqualität schlechter ist als bei herkömmlichen Telefonanlagen. Dies ist jedoch nicht der Fall. Bei einem abgestimmten System wie unserem, haben Sie eine Top-Sprachqualität, egal ob im Büro oder im Homeoffice. Auch unterwegs erhalten Sie die bestmögliche Sprachqualität, die jedoch immer von den technischen Gegebenheiten abhängig ist.

Je nach Vereinbarung erledigen wir jede Neuanlage, Änderung oder Korrektur ohne zusätzliche Kosten. Natürlich haben auch Sie Zugriff auf die Anlage.

Um eine PBX Cloud-Telefonanlage zu nutzen, wird lediglich eine stabile Internetverbindung an den Standorten der Endgeräte benötigt. Für die Verwendung der Mobile App ist ein IOS oder Android Smartphone mit Internetverbindung erforderlich. Auch im Fall eines Internet Ausfalls ist Ihre Telefonanlage weiterhin erreichbar und durch die Verwendung der Mobile App sind auch Sie immer noch erreichbar.

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Wenn Sie an einer maßgeschneiderten Telefonanlage interessiert sind, buchen Sie eine kostenlose Demovorführung oder kontaktieren Sie uns.

Wir freuen uns auf 2023!

Wir freuen uns auf 2023!

Das Jahr 2022 neigt sich dem Ende zu und wir möchten allen ein frohes und glückliches neues Jahr wünschen! Wir hoffen, dass ihr ein erfolgreiches und gesundes Jahr 2023 habt.

Wir von SGA freuen uns, in das neue Jahr zu starten und möchten euch ein paar der Vorteile unserer einzigartigen Cloudtelefonanlage vorstellen.

Unsere Cloudtelefonanlage bietet viele Vorteile gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen. Zunächst einmal ist sie flexibel und kann überall eingesetzt werden, solange eine Internetverbindung besteht. Das bedeutet, dass ihr eure Telefonanlage nicht an einen festen Standort gebunden seid, sondern von überall aus arbeiten könnt.

Darüber hinaus bietet die Cloudtelefonanlage viele Funktionen und Möglichkeiten, die eure Kommunikation verbessern und vereinfachen. So könnt ihr beispielsweise Anrufe auf mehrere Geräte umleiten, Konferenzschaltungen durchführen oder automatische Ansagen für Anrufer hinterlassen.

Wir sind überzeugt, dass die PBX Cloud eine großartige Lösung für Unternehmen jeder Größe ist und freuen uns darauf, euch bei eurem Start ins neue Jahr zu unterstützen.

Wir wünschen euch noch eine schöne Zeit und einen guten Rutsch ins neue Jahr!

Liebe Grüße,
Das Team von SGA IT Systems

6 Tipps für gesundes Arbeiten im Home-Office

6 Tipps für gesundes Arbeiten im Home-Office

Spätestens seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie arbeiten viele Erwerbstätige regelmäßig von zuhause aus und profitieren von einer verbesserten Work-Life-Balance. Das Arbeiten im Home-Office bietet zwar viele Vorteile, hat jedoch auch seine Tücken. Ein unvorteilhafter Heimarbeitsplatz, ungesunde Arbeits- und Pausenroutinen oder fehlende Bewegung können schnell zur körperlichen und seelischen Belastung werden. Nachfolgend finden Sie Tipps, wie Sie im Home-Office gesund bleiben.

1. Ergonomischer Arbeitsplatz

Zuhause ist es zwar verlockend, vom Bett oder von der Couch aus zu arbeiten, aber gleichzeitig handelt es sich hier um sehr ungesunde Lösungen. Schließlich führt eine zusammengekauerte Körperhaltung früher oder später zu körperlichen Beschwerden wie Rückenschmerzen. Entscheiden Sie sich deshalb für einen ergonomischen Heimarbeitsplatz. Dazu muss Ihnen kein separater Raum zur Verfügung stehen – ein Arbeitsbereich ist ebenfalls völlig ausreichend.

Statten Sie Ihren Arbeitsplatz mit einem Schreibtisch und rückenfreundlichen Bürostuhl aus, sodass Sie eine möglichst gesunde Körperhaltung einnehmen können. Eine externe Tastatur sowie eine ergonomische PC-Maus sind ebenfalls wichtig, um Arme, Handgelenke, Nacken und Schultern zu entlasten. Außerdem darf ein Headset zum Telefonieren mit KollegInnen nicht fehlen – schließlich ist die Entstehung eines Tennisarms bei häufigen Gesprächen mit Handy oder Tischtelefon groß.

2. Klare Tagesstruktur

Das Arbeiten im Home-Office erfordert viel Selbstorganisation und -disziplin. Damit Ihnen Ihr Workload zuhause nicht über den Kopf steigt, sollten Sie sich um eine klare Tagesstruktur bemühen. Starten Sie Ihren Arbeitstag am besten immer um dieselbe Uhrzeit und machen Sie pünktlich Feierabend. So kommen Sie nicht in Versuchung, den halben Morgen zu verplempern oder bis in die späten Abendstunden vor dem Rechner zu sitzen.

Doch nicht nur die richtigen Rahmenbedingungen sind für das Arbeiten in den eigenen vier Wänden unverzichtbar. Auch eine sinnvolle Aufteilung des täglichen Workloads ist wichtig, um einen kühlen Kopf zu bewahren. Die Erstellung einer To do-Liste verschafft Ihnen einen ausgezeichneten Überblick über alle anfallenden Tasks und hilft Ihnen, die richtigen Prioritäten zu setzen, um keine Deadline zu versäumen.

Falls Sie sich trotz aller Strukturen gestresst fühlen, können Sie es mit effektiven Entspannungstechniken versuchen. Atemübungen, autogenes Training, Meditation oder Yoga können etwa dafür sorgen, dass Sie inmitten des Alltagstrubels ein wenig zur Ruhe kommen und neue Kraft tanken.

3. Regelmäßiges Lüften

Das menschliche Gehirn funktioniert am besten, wenn es mit genügend Sauerstoff versorgt wird. Ansonsten nimmt die Leistungsfähigkeit immer weiter ab und Müdigkeit macht sich allmählich breit. Deshalb ist es wichtig, dass Sie beim Arbeiten im Home-Office immer wieder gründlich lüften und somit Ihrem Gehirn mit Sauerstoff auf die Sprünge helfen.

Falls es Ihnen schwerfällt, an das regelmäßige Lüften zu denken, stellen Sie sich am besten jede Stunde einen Wecker, um daran erinnert zu werden. So schaffen Sie es, das Fenster stündlich für ein paar Minuten zu öffnen, um konzentrationsfördernden Sauerstoff in Ihren Arbeitsbereich zu lassen.

4. Genügend Bewegung

Stundenlanges, pausenloses Sitzen vor dem Bildschirm ist gesundheitsschädlich. Die Folgen von mangelnder Bewegung im Alltag sind vielfältig:
Um diesen und anderen körperlichen Beschwerden entgegenzuwirken, sollten Sie beim Arbeiten im Home-Office auf ausreichend Bewegung achten. Unternehmen Sie z. B. einen Spaziergang oder motivieren Sie sich zum Fahrradfahren in der Mittagspause, um im Alltag in Schwung zu kommen. Während der Arbeitszeit lohnt sich Sport am Schreibtisch – kleine Übungen für zwischendurch, die überbeanspruchte Körperstellen, wie Rücken, Schultern, Nacken, Arme und Beine, mobilisieren.

5. Gesunde Ernährung

Beim Arbeiten im Home-Office sollten Sie außerdem auf eine gesunde und ausgewogene Ernährung achten, um Ihren Körper mit allen wichtigen Nährstoffen zu versorgen. Doch gerade zuhause ist die Versuchung groß, sich ständig an zuckerhaltigen Snacks zu bedienen. Diese sind auf Dauer nicht nur ungesund, sondern führen zu einem drastischen Leistungsabfall. Entscheiden Sie sich deshalb bewusst für gesunde Mahlzeiten, die Ihr allgemeines Wohlbefinden und somit auch Ihre Arbeitsleistung steigern.

In Ihrer Mittagspause müssen Sie nicht erst ein Menü auf Ihren Teller zaubern. Probieren Sie es stattdessen mit Meal-Prepping, dem Food-Trend des Vorkochens. Wenn Sie eine gesunde Mahlzeit bereits am Vortag zubereiten, sparen Sie wertvolle Zeit und können ein schmackhaftes Mittagessen genießen.

Achten Sie aber darauf, dass Sie sich auf leichte Kost beschränken. Wenn Sie nämlich größtenteils vor dem Bildschirm sitzen, verbrennen Sie weniger Kalorien. Besonders bei schwerverdaulichen Mahlzeiten ist es nur eine Frage der Zeit, bis die ersten Anzeichen von Müdigkeit zu spüren sind. Ersetzen Sie fettige Speisen durch z. B. Ofengemüse, Suppen oder Wraps.

6. Erholsame Pausen

Während am regulären Arbeitsplatz der regelmäßige Gang in die Kaffeeküche oder ein Gespräch mit KollegInnen für die nötige Erholung von einer intensiven Arbeitsphase sorgen, werden Pausen im Home-Office häufig vernachlässigt. Doch um wirklich effizient arbeiten zu können, sollten Sie sich immer wieder Zeit nehmen, um ein wenig abzuschalten.

Nicht nur mittags, sondern auch über den Tag verteilt, tun Sie gut daran, sich eine Pause zu gönnen. Schnappen Sie ein paar Minuten Frischluft, lesen Sie ein schönes Gedicht oder belohnen Sie sich mit Ihrer Lieblingsmusik – wie auch immer Sie Ihre Pausen verbringen, tun Sie sich etwas Gutes, um danach wieder ausgeruht zum Schreibtisch zurückzukehren.

Das Arbeiten im Home-Office bringt viele Vorteile mit sich. Gleichzeitig können uns z. B. eine mangelhafte Ausstattung am Heimarbeitsplatz, ein chaotischer Tagesablauf oder zu wenig Bewegung zum Verhängnis werden. Doch mit diesen Tipps schaffen Sie die besten Voraussetzungen für ein gutes körperliches und seelisches Wohlbefinden im Home-Office.

Pascom 19.15 ab jetzt auch bei uns erhältlich

Pascom 19.15 ab jetzt auch bei uns erhältlich

Die [pascom GmbH] (https://www.pascom.net/de/ “pascom business communications”), ein führender Anbieter von Business-Communications-Lösungen, stellt heute weitere Unified-Communications- und Interoperabilitätsfunktionen der pascom 19.15 Business-Communications-Plattform vor. Die kürzlich veröffentlichte Serverversion 19.14 bietet pascom Anwendern noch mehr Kontrolle über ihre VoIP-Geräte sowie eine neue Interoperabilität mit Türsprechanlagen.

Neben dem “Mobile First”-Konzept von pascom 19.15 wurde auch das VoIP-Telefon nicht vernachlässigt. Anwender von Desktop-Telefonen können ihre Telefone jetzt schnell und bequem über den pascom Desktop UCC Client personalisieren. Die neue benutzerkonfigurierbare BLF (Busy Lamp Field)-Tastenfunktion bietet Snom- und Yealink-Desktop-Telefonbenutzern die Möglichkeit, die Leitungstasten ihrer Desktop-Telefone genau an ihre Bedürfnisse anzupassen, ohne dass sie direkt auf die Telefoneinstellungen zugreifen und diese neu konfigurieren müssen. Darüber hinaus wurde die neue BLF-Tasten-Implementierung so entwickelt, dass die Anforderungen an das technische Wissen auf ein Minimum reduziert wurden. Dadurch sind die neuen Tools extrem einfach zu bedienen, was eine noch größere einheitliche Benutzererfahrung schafft und gleichzeitig die Arbeitsbelastung der Telefonsystemadministratoren reduziert.

Ein weiteres Upgrade ist die neue Türsprechanlagen-Integration, der es Unternehmen ermöglicht, Türsprechanlagen als zusätzliches UC-Endgerät für Anwender im Büro einzubinden. Erprobt mit Lösungen von Baudisch, Behnke Telekom, 2N und Grandstream, ermöglicht die neue Türsprechstellen-Integration IT-Administratoren die nahtlose Anbindung und Integration jeder IP-basierten Türsprechanlage in das pascom Telefonsystem. Durch die Zuweisung der entsprechenden Berechtigungen an die Büromitarbeiter haben die Benutzer der pascom App nun die Möglichkeit, eingehende Türsprechstellen-Anrufe zu beantworten, Live-Video- / JPG-Streams (herstellerabhängig) zu betrachten und natürlich Besuchern den Zutritt zum Büro zu ermöglichen- alles bequem aus der pascom Desktop App oder der mobilen App heraus.